PensionCTRL

Datenschutzerklärung PensionCTRL (Fassung D-1.2)

Fassung D-1.2, gültig ab 16.09.2026

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn du die Website pension-ctrl.de besuchst, das Kontaktformular nutzt oder mit der Anwendung PensionCTRL arbeitest – und welche Rechte du dabei hast. Wir haben sie so kurz wie möglich gehalten und nennen nur Dienste, die wir tatsächlich einsetzen.

1. Verantwortlicher

Meinhart Commerce UG (haftungsbeschränkt), Am Rathaus 1, 68799 Reilingen, Deutschland, vertreten durch den Geschäftsführer Phil Leon Oskar Meinhart.

Für alle Fragen zum Datenschutz, für Auskünfte, Widerrufe und Beschwerden erreichst du uns unter service@pension-ctrl.de. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen dafür bei uns nicht vorliegen.

2. Geltung: Website und Anwendung

Die Erklärung gilt für die öffentliche Website pension-ctrl.de (einschließlich der Weiterleitung von www.pension-ctrl.de), für das Kontaktformular auf der Impressumsseite sowie für den Anmeldebereich und die Anwendung unter pension-ctrl.de/app. Die Website richtet sich an Unternehmen. Über die Buchungsstrecke kannst du dich mit Name und E-Mail-Adresse registrieren und nach Bestätigung deiner Adresse ein Angebot buchen. Die Anwendung nutzen ausschließlich beruflich tätige Berater und ihre Mitarbeiter mit einem eingerichteten Konto. Für die Fälle, die Berater in PensionCTRL anlegen, gilt Abschnitt 7.

3. Aufruf der Website und technische Sicherheit

Beim Aufruf einer Seite oder der Anwendung übermittelt dein Browser die IP-Adresse, die angefragte Adresse, den Zeitpunkt und technische Browserinformationen. Wir verarbeiten diese Angaben, um die Inhalte auszuliefern, Anfragen zu beantworten und den Betrieb abzusichern. Die Verbindung ist mit HTTPS verschlüsselt.

Unser Webserver führt kein Zugriffsprotokoll über Besucher. Gespeichert werden nur technische Fehler der Anwendung in einem Fehlerverzeichnis: Fehlerart, technische Meldung, Programmbereich, Programmversion, Häufigkeit, Zeitpunkte und Bearbeitungsstand. E-Mail-Adressen und Kennungen werden vor dem Speichern entfernt oder verkürzt. Einträge werden 30 Tage nach dem letzten Auftreten gelöscht.

Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Anmeldeversuche je IP-Adresse; die Zähler dafür werden sieben Tage nach der letzten Anfrage gelöscht. Übermittlungen über das Kontaktformular begrenzen wir kurzfristig anhand der IP-Adresse im Arbeitsspeicher und anhand der bereits eingegangenen Nachrichten je Absenderadresse.

Die interaktiven Beispiele auf der Website rechnen nur in deinem Browserfenster; deine Auswahl wird weder übertragen noch gespeichert. Bilder, Schriften und Skripte laden wir von unserer eigenen Domain. Wir setzen derzeit keine Werbe- oder Analysedienste Dritter ein und binden keine externen Inhalte ein.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die sichere und zuverlässige Bereitstellung von Website und Anwendung.

4. Kontaktformular

Über das Kontaktformular auf der Impressumsseite und über „Kontakt aufnehmen“ in der Anwendung kannst du uns schreiben. Wir verarbeiten deine E-Mail-Adresse und deine Nachricht (Pflichtangaben) sowie Name und Betreff, soweit du sie angibst, dazu Eingangszeitpunkt, Vorgangsnummer und Bearbeitungsstand. Eine Nachricht aus der angemeldeten Anwendung wird deinem Konto zugeordnet. Die Absenderadresse des öffentlichen Formulars wird nicht überprüft. Es gibt keine automatische Antwortmail; wir antworten aus unserem Servicepostfach. Die Nachrichten liegen auf unserem Server und sind nur für den Geschäftsführer zugänglich.

Bitte sende über das Formular keine Kundendaten, Passwörter oder vertraulichen Unterlagen.

Bei Anfragen zu deinem Vertrag oder dessen Anbahnung ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, bei allen anderen Anfragen Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO; unser Interesse ist die Beantwortung deiner Anfrage. Abgeschlossene Anfragen löschen wir 90 Tage nach der Erledigung.

5. Konto, Registrierung und Vertragsannahme

Ein Konto entsteht über eine persönliche Einladung oder die Registrierung. Bei einer Einladung haben wir Name und E-Mail-Adresse zuvor von dir oder einem Ansprechpartner deines Unternehmens erhalten. Einladungen löschen wir 30 Tage nach Annahme, Widerruf oder Ablauf.

Für das Konto verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Prüfsumme), Kontokennung, Rolle, Freischaltungsstand und die Zeitpunkte von Anlage und Änderungen. Die Telefonnummer ist freiwillig; wir nutzen sie für Rückfragen im Support und für Werbeanrufe nur mit deiner Einwilligung nach Abschnitt 6. Sitzungen speichern Kontozuordnung, Zeitpunkte, IP-Adresse und Browserkennung der Anmeldung und laufen nach zwölf Stunden ab. Für Administratoren ist die Zwei-Faktor-Anmeldung Pflicht; dafür werden die nötigen Geheimnisse und Wiederherstellungscodes gespeichert. Persönliche Einstellungen, Beraterangaben und ein hochgeladenes Logo oder Foto speichern wir für deine Darstellung und für die Auswertungen, die du erzeugst.

Bei der Registrierung und bei der Nacherfassung im Konto nimmst du unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung an. Dazu speichern wir das Unternehmen (Name und Anschrift), die handelnde Person und ihre Befugnis, die angenommene Fassung mit Prüfsumme und den Zeitpunkt. Diese Angaben findest du jederzeit in deinem Konto.

Verwaltungsaktionen (etwa Freischaltung, Einladung, Rollenwechsel, Löschung) protokollieren wir mit handelnder Kontokennung, Aktion, betroffenem Vorgang und Zeitpunkt für ein Jahr. Interne Notizen zu einem Konto, die wir im Support anlegen, löschen wir nach 180 Tagen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO für die Anbahnung und Durchführung deines Vertrags; für Ansprechpartner und Mitarbeiter eines Unternehmens Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO (Verwaltung und Durchführung des Nutzungsverhältnisses). Der Nachweis der Vertragsannahme beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO und, soweit gesetzlich vorgeschrieben, Buchstabe c.

Die Löschung deines Kontos kannst du in der Anwendung beantragen oder per E-Mail verlangen; eine Begründung ist freiwillig. Wir führen sie spätestens sieben Tage nach der Freigabe aus, bei Vertragsende spätestens sieben Tage danach. Gelöscht werden Konto, Fälle, Einstellungen, Rückmeldungen mit Bildern, Kontonotizen, Kontaktanfragen aus der Anwendung, Sitzungen, Einladungen und Versanddaten. Übrig bleibt ein Löschprotokoll ohne Klartext: Prüfsummen von E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Rolle, Kontobeginn, Anlass, eine von dir angegebene Begründung, Zeitpunkt sowie die Anzahl gelöschter Fälle und Rückmeldungen. Es wird ein Jahr nach der Löschung entfernt.

6. Werbeanrufe (freiwillige Einwilligung)

Bei der Registrierung und in deinem Konto kannst du getrennt und freiwillig einwilligen, dass wir dich an deiner angegebenen Telefonnummer zu Funktionen, Tarifen, Zusatzleistungen und Angeboten von PensionCTRL anrufen und zu deiner Nutzung und Zufriedenheit befragen. Das Auswahlfeld ist leer voreingestellt; ohne Einwilligung kannst du PensionCTRL uneingeschränkt nutzen. Die Angabe einer Telefonnummer, eine Kontaktanfrage oder die Statistikzustimmung sind keine Werbeeinwilligung. Werbe-E-Mails versenden wir nicht.

Als Nachweis speichern wir Telefonnummer, den Wortlaut und die Fassung des Einwilligungstextes, Zeitpunkt, Quelle (Registrierung oder Konto), die handelnde Person und einen späteren Widerruf. Vor jedem Werbeanruf prüfen wir, ob die Einwilligung für diese Nummer noch gilt.

Du kannst die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: in deinem Konto, während eines Anrufs oder per E-Mail an service@pension-ctrl.de. Änderst du deine Telefonnummer, erlischt die Einwilligung automatisch. Nach Widerruf oder Kontolöschung behalten wir nur eine Prüfsumme der Telefonnummer, damit die Nummer gesperrt bleibt und wir den Widerruf belegen können; sie wird drei Jahre nach dem Widerruf gelöscht.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO). Nachweis und Sperre beruhen auf unserer Nachweispflicht (Art. 7 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO) und auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO; die Aufbewahrung folgt der Frist des § 7a UWG.

7. Fälle deiner Kunden (Auftragsverarbeitung)

Ein Fall in PensionCTRL kann eine Bezeichnung oder einen Namen und die eingegebenen Simulationsangaben enthalten, insbesondere Alter, Einkommens- und Steuerannahmen einschließlich einer Kirchensteuerannahme, Kinder, Beiträge, Spar- und Entnahmebeträge, Vertragswerte und Berechnungseinstellungen. Eine Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer der beratenen Person ist nicht vorgesehen. Die Berechnung läuft in deinem Browser; die Fälle werden deinem Konto zugeordnet auf unserem Server gespeichert und zwischen deinen Geräten abgeglichen. Nach dem Löschen eines Falls bleibt bis zu 90 Tage ein Löschvermerk ohne Inhalt, damit andere Geräte den Fall nicht wiederherstellen.

Für diese Fallinhalte ist der Berater beziehungsweise sein Unternehmen verantwortlich. Wir verarbeiten sie ausschließlich in dessen Auftrag auf Grundlage der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Wir werten Fallinhalte nicht aus, nutzen sie nicht für eigene Zwecke und zeigen sie im Adminbereich nicht an. Exporte und PDF-Ausgaben erzeugst du selbst in deinem Browser; über Kopien außerhalb von PensionCTRL verfügen wir nicht.

Wenn du als beratene Person Fragen zu deinen Daten hast, wende dich bitte an deinen Berater. Bei uns eingehende Anfragen leiten wir im Rahmen des Auftrags an ihn weiter.

8. Support und Rückmeldungen

Über „Feedback & Hilfe“ in der Anwendung kannst du Fehler melden, Fragen stellen und Ideen senden. Wir verarbeiten Betreff, Beschreibung, Kategorie, auf Wunsch einen von dir ausgewählten Screenshot sowie Kontozuordnung, Programmversion, Zeitpunkte, Status, Priorität, Verlauf und interne Bearbeitungsnotizen. Bilder werden nur übertragen, wenn du sie auswählst; eingebettete Bildmetadaten (etwa Aufnahmedaten oder Ort) entfernen wir beim Empfang, sichtbare Inhalte bleiben unverändert. Bitte entferne nicht benötigte Kundendaten vor dem Absenden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO (Support als Teil des Vertrags), für Ansprechpartner eines Unternehmens Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO; unser Interesse ist die Behebung gemeldeter Fehler und ein nachvollziehbarer Support. Screenshots löschen wir 30 Tage, Texte und Verlauf 90 Tage nach der Erledigung.

9. E-Mail-Versand

Die Anwendung versendet Einladungen, die Bestätigung eines eingerichteten Zugangs, Nachrichten zur Passwortzurücksetzung und Antworten auf deine Anfragen. Unsere E-Mails enthalten keine Öffnungspixel und laden keine externen Inhalte nach. Für den Versand und das Servicepostfach service@pension-ctrl.de nutzen wir die IONOS SE (Abschnitt 12).

Zu jeder versendeten Nachricht speichern wir 30 Tage lang Empfängeradresse, Nachrichtenkennung, Nachrichtenart, Zeitpunkte, Status und einen eingeordneten Fehlergrund, nicht aber den Inhalt. Ein technischer Ablauf liest das Servicepostfach nur lesend auf Rückläufer durch; bei dauerhaften Zustellfehlern pausieren wir den Versand an die Adresse, bis wir sie geprüft haben oder das Konto gelöscht wird.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO für die Vertragskommunikation, für die Zustellkontrolle Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO (zuverlässige Zustellung ohne wiederholte erfolglose Versuche).

10. Nutzungsstatistik und Betriebszahlen

Freiwillige Nutzungsstatistik. Beim Öffnen der Anwendung fragen wir dich, ob PensionCTRL zählen darf, wie viele Browserfenster und angemeldete Nutzer gerade aktiv sind (Fünf-Minuten-Fenster) und wie viele verschiedene Fenster und Nutzer je Stunde und je Tag aktiv waren. Alle Funktionen stehen dir auch ohne Zustimmung zur Verfügung.

Nur nach deiner Zustimmung sendet ein sichtbares Fenster etwa einmal pro Minute ein Signal mit einer zufälligen Kennung, die nur im Arbeitsspeicher dieses Fensters liegt. Beim angemeldeten Besuch wird die Kontokennung kurzzeitig verarbeitet, um Nutzer zu unterscheiden. Der Server hält daraus abgeleitete Kennungen nur im Arbeitsspeicher: für die aktive Präsenz höchstens fünf Minuten, für die Stunden- und Tageszählung bis zum Ende der jeweiligen Stunde beziehungsweise des Tages, jeweils zuzüglich bis zu fünf Minuten für die Auswertung. Dauerhaft gespeichert werden ausschließlich Summen ohne Kennung: Stundenwerte 90 Tage, Tageswerte 24 Monate, auch in Sicherungen. Fallinhalte, Eingaben und Screenshots werden nicht ausgewertet.

Deine Auswahl gilt für das jeweilige Browserfenster, längstens zwölf Stunden. Über „Statistik“ in der Anwendung kannst du die Zustimmung jederzeit widerrufen; deine Kennungen werden dann sofort aus der aktiven Präsenz und aus der laufenden Stunden- und Tageszählung entfernt. Bereits gespeicherte Summen enthalten keine Kennung und bleiben. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

Betriebszahlen ohne Einwilligung. Unabhängig davon zählen wir die Zahl der vorhandenen Konten, die Zahl der angelegten Fälle und die Zahl gültiger Anmeldungen je Stunde. Das sind reine Zahlen ohne Konto- oder Fallkennung; Fallinhalte werden dafür nicht gelesen. Die Anmeldungen je Stunde speichern wir 90 Tage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO; unser Interesse ist die Kapazitätsplanung und die Beurteilung der allgemeinen Nutzung. Zugriff auf die Zahlen hat nur der Geschäftsführer.

11. Cookies und Browserspeicher

Wir setzen ausschließlich Cookies und Browserspeicher ein, die für die Anmeldung und für das Umsetzen deiner Statistikauswahl erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die öffentliche Website setzt keine Cookies. Es gibt keine Analyse- oder Werbecookies.

Du kannst Cookies und Browserspeicher jederzeit in deinem Browser löschen. Ohne Anmeldecookie ist keine angemeldete Nutzung möglich.

12. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Auf deine Daten greift innerhalb unseres Unternehmens nur der Geschäftsführer zu. Administratoren sehen keine Fallinhalte. Für die Entwicklung nutzen wir KI-Werkzeuge ausschließlich mit erfundenen Testdaten; deine Daten werden dorthin nicht übermittelt.

Folgende Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO; mit beiden besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung:

Abonnement und Zahlung mit Stripe. Für Buchung, Zahlungsabwicklung, Rechnungen und Aboverwaltung nutzen wir Stripe. Wir übermitteln Name, E-Mail-Adresse, eine interne Kontokennung, Tarif, Aktionscode und Buchungskennung. Rechnungsanschrift, Steuerangaben und Kartendaten gibst du direkt bei Stripe ein; vollständige Kartendaten gelangen nicht auf unsere Server. Stripe meldet uns Buchungs-, Zahlungs- und Abostatus, damit wir deinen Zugang freischalten, verlängern oder nach Vertragsende sperren können. Beratungsfälle und Daten deiner Kunden werden dabei nicht übermittelt.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO für Vertrag und Zahlung sowie Buchstabe c für gesetzliche Rechnungs- und Aufbewahrungspflichten. Bei Ansprechpartnern eines Unternehmens stützen wir die Vertragsabwicklung außerdem auf Buchstabe f (berechtigtes Interesse an der Durchführung des Unternehmensvertrags).

Stripe Payments Europe, Limited ist Vertragspartner für die Auftragsverarbeitung; an regulierten Zahlungsdiensten ist Stripe Technology Europe, Limited beteiligt. Stripe Technology Company, Limited ist die Hauptniederlassung für Datenschutz außerhalb Amerikas. Anschrift: One Wilton Park, Wilton Place, Dublin 2, D02 FX04, Irland. Stripe verarbeitet Daten teils in unserem Auftrag, teils eigenverantwortlich, etwa zur Betrugsprävention und Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten. Einzelheiten und Kontakte: Stripe-Datenschutzerklärung, Datenschutzrollen und Auftragsverarbeitungsbedingungen.

An Behörden übermitteln wir Daten nur, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO); bei Rechtsstreitigkeiten an die damit befassten Rechtsberater (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO). Weitere Empfänger gibt es nicht.

13. Verarbeitung außerhalb des EWR

Anwendungsserver, Datenbank, Sicherungen und E-Mail-Dienst stehen in Deutschland. Für die Zahlungsabwicklung kann Stripe Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, insbesondere in den USA. Stripe beschreibt dafür Angemessenheitsbeschlüsse und Standardvertragsklauseln einschließlich zusätzlicher Schutzmaßnahmen in seinen Informationen zu internationalen Datentransfers und im Datentransferzusatz. Du kannst über die dort genannten Kontakte Informationen und eine Kopie der anwendbaren Garantien anfordern. Wenn du uns von einem Postfach außerhalb des EWR schreibst, liegt die Übertragung dorthin bei deinem eigenen E-Mail-Anbieter.

14. Speicherdauer und Sicherungen

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck entfällt und keine Aufbewahrungspflicht besteht. Ein täglicher Löschlauf setzt die folgenden Fristen um:

Verschlüsselte Sicherungen rotieren mit 24 stündlichen, 14 täglichen und acht wöchentlichen Ständen; gelöschte Daten sind damit nach rund 60 Tagen auch aus den Sicherungen entfernt. Serverbackups des Hosters werden nach dessen Rotation innerhalb von sieben Tagen überschrieben. Nach einer Wiederherstellung führen wir Löschungen und Widerrufe seit dem Sicherungszeitpunkt anhand des Löschprotokolls nach.

15. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft über deine personenbezogenen Daten, auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 15 bis 20 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Gegen Verarbeitungen, die wir auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO stützen, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen (Art. 21 DSGVO). Gegen Direktwerbung kannst du jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Schreibe dazu an service@pension-ctrl.de. Deine Identität prüfen wir über dein angemeldetes Konto oder durch eine Rückfrage an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse. Wir antworten in der Regel innerhalb eines Monats. Fälle deiner Kunden sind davon ausgenommen: Dafür ist dein Berater der richtige Ansprechpartner (Abschnitt 7).

16. Aufsichtsbehörde

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

17. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Über neue Zwecke informieren wir dich vor der Weiterverarbeitung; eine erforderliche Einwilligung holen wir gesondert ein. Die jeweils aktuelle Fassung findest du unter pension-ctrl.de/datenschutz.html und in der Anwendung.

Stand: 15.09.2026, Fassung D-1.2.