PensionCTRL

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung PensionCTRL (Fassung V-1.0)

Fassung V-1.0, gültig ab 15.09.2026

zwischen dem Kunden, der bei Registrierung oder Nacherfassung in PensionCTRL mit rechtlichem Namen, Geschäftsanschrift, handelnder Person und Befugnis angegeben wurde (Auftraggeber), und der Meinhart Commerce UG (haftungsbeschränkt), Am Rathaus 1, 68799 Reilingen (Auftragnehmer).

Kontakt und Weisungseingang des Auftragnehmers: service@pension-ctrl.de. Weisungsberechtigt für den Auftraggeber ist die im Konto hinterlegte handelnde Person; Änderungen teilt der Auftraggeber in Textform mit. Notfallkontakt des Auftraggebers ist die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse.

1. Gegenstand, Zweck und Dauer

Diese Vereinbarung wird zusammen mit dem Nutzungsvertrag über PensionCTRL (AGB) angenommen. Sie gilt, soweit der Auftragnehmer personenbezogene Daten für den Auftraggeber verarbeitet. Ob ein Fall als „Simulation“ bezeichnet ist, entscheidet darüber nicht; erfundene oder wirksam anonymisierte Inhalte ohne Personenbezug sind keine Auftragsdaten.

Gegenstand sind Speicherung, Abruf, Änderung, Sicherung, Wiederherstellung, Export und Löschung der Fälle des Auftraggebers in seinem Konto sowie die dafür erforderliche technische Unterstützung. Die Berechnungen erfolgen im Browser des Nutzers; die Onlineablage betreibt der Auftragnehmer. Die Vereinbarung gilt für die Dauer des Nutzungsvertrags einschließlich der Löschung nach Abschnitt 8.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich für die vereinbarten Zwecke nach dokumentierten Weisungen. Diese Vereinbarung ist keine Rechtsgrundlage für die Erhebung beim Endkunden und keine Erlaubnis, Fallinhalte für Werbung, KI-Training oder andere eigene Zwecke des Auftragnehmers zu nutzen. Die Verarbeitung der Konto-, Vertrags- und Kontaktdaten des Nutzers selbst erfolgt in eigener Verantwortung des Auftragnehmers und richtet sich nach der Datenschutzerklärung.

2. Daten und betroffene Personen

Betroffene Personen sind Kunden und Interessenten des Auftraggebers sowie in einem Fall mitberücksichtigte Personen, insbesondere Kinder, soweit die Angaben Personenbezug haben.

Datenarten im vereinbarten Umfang: Fallbezeichnung und gegebenenfalls Name; Alter beziehungsweise Geburtsjahr; Einkommens- und Steuerannahmen einschließlich der Kirchensteuerannahme; Beitrags- und Vermögenswerte; Renten- und Vorsorgeangaben; Veranlagungsannahmen; Angaben zu Kindern einschließlich Alter; Vertrags- und Tarifparameter; Simulationsannahmen und Ergebnisse; die Zuordnung zum bearbeitenden Nutzer und technische Speicher- und Änderungsinformationen. Die Werte können hypothetisch, geschätzt oder unbestätigt sein.

Nicht zum vereinbarten Umfang gehören Adress-, Telefon-, E-Mail-, Bank- und Ausweisdaten von Endkunden, Gesundheitsangaben und vollständige fremde Unterlagen. Im Support werden nur erforderliche, ausdrücklich übermittelte Informationen verarbeitet; ein Screenshot erweitert den vereinbarten Datenumfang nicht.

Besondere Kategorien. Die gespeicherte Kirchensteuerannahme kann einen religiösen Bezug offenbaren. Sie ist als Rechenannahme zulässig; der Auftraggeber trägt dafür Sorge, dass er zur Verarbeitung dieser Angabe berechtigt ist, insbesondere weil sie ihm vom Endkunden im Rahmen der Beratung mitgeteilt wurde oder als reine Szenarioannahme ohne Bezug zur tatsächlichen Religionszugehörigkeit gewählt wird. Weitere besondere Kategorien sind nicht Gegenstand dieser Vereinbarung.

3. Weisungen und Verantwortlichkeit

Der Auftraggeber ist Verantwortlicher für die Fälle in seinem Konto. Handelt er seinerseits als Auftragsverarbeiter für ein Unternehmen, für das er tätig ist, setzt er PensionCTRL nur innerhalb seiner dokumentierten Weisungen und mit der erforderlichen Genehmigung zur Einschaltung eines weiteren Auftragsverarbeiters ein; diese Vereinbarung regelt dann die weitere Auftragsverarbeitung, und der Auftraggeber leitet Weisungen, Anfragen und Vorfälle an den Verantwortlichen weiter. Weder Selbständigkeit noch eine Vertriebsanbindung allein legt die Rolle fest.

Weisungen ergeben sich aus dem Nutzungsvertrag, den bereitgestellten Funktionen und Einzelweisungen in Textform an service@pension-ctrl.de. Außergewöhnliche Weisungen prüft der Auftragnehmer auf Identität, Umfang und Sicherheit und dokumentiert sie.

Der Auftragnehmer weist den Auftraggeber unverzüglich darauf hin, wenn eine Weisung seiner Auffassung nach gegen Datenschutzrecht verstößt; die betroffene Verarbeitung kann bis zur Klärung ausgesetzt werden. Ist er nach Unions- oder Mitgliedstaatenrecht zu einer anderen Verarbeitung verpflichtet, informiert er den Auftraggeber vorab, soweit das Recht dies nicht untersagt. Übermittlungen in Drittländer finden nicht statt.

4. Vertraulichkeit und Schutzmaßnahmen

Der Auftragnehmer setzt nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Berechtigungen werden auf das Erforderliche beschränkt und bei Wegfall entzogen. Die Maßnahmen der Anlage A werden umgesetzt, überprüft und dokumentiert; Änderungen dürfen das Schutzniveau nicht unterschreiten. Wesentliche Änderungen teilt der Auftragnehmer mit.

Die Anwendungsadministration hat keinen Zugriff auf Fallinhalte. Technischer Serverzugriff auf die Datenbank bleibt für autorisierte Betriebs- und Supportaufgaben möglich und wird auf das Erforderliche begrenzt; eine absolute technische Unmöglichkeit des Betreiberzugriffs wird nicht zugesichert.

5. Unterstützung, Betroffenenanfragen und Datenschutzverletzungen

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber mit geeigneten Maßnahmen bei Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragung, insbesondere durch die Export- und Löschfunktionen der Anwendung, sowie bei Sicherheitsbewertung, Datenschutz-Folgenabschätzung und vorheriger Konsultation. Betroffenenanfragen zu Auftragsdaten leitet er unverzüglich an den Auftraggeber weiter; inhaltliche Antworten erfolgen nach dessen Weisung.

Eine bekannt gewordene Verletzung des Schutzes von Auftragsdaten meldet der Auftragnehmer dem Auftraggeber unverzüglich per E-Mail an die im Konto hinterlegte Adresse. Er teilt die verfügbaren Informationen zu Art, betroffenen Daten und Personengruppen, möglichen Folgen, Ansprechpartner und Abhilfe mit und ergänzt fehlende Informationen schrittweise. Er sichert Nachweise und unterstützt bei der Begrenzung der Folgen. Der Auftraggeber beurteilt seine eigenen Melde- und Benachrichtigungspflichten.

6. Weitere Auftragsverarbeiter

Der Auftraggeber genehmigt die in Anlage B aufgeführten weiteren Auftragsverarbeiter. Der Auftragnehmer informiert mindestens 30 Tage vor dem Einsatz eines neuen oder ausgetauschten weiteren Auftragsverarbeiters in Textform und in der Anwendung über Anbieter, Tätigkeit, Verarbeitungsort und Schutzmaßnahmen. Der Auftraggeber kann aus nachvollziehbaren Datenschutzgründen widersprechen; kommt keine datenschutzkonforme Lösung zustande, kann jede Partei den Nutzungsvertrag zum Zeitpunkt des Einsatzes kündigen.

Der Auftragnehmer verpflichtet weitere Auftragsverarbeiter mindestens entsprechend den Pflichten dieser Vereinbarung und bleibt gegenüber dem Auftraggeber für deren Erfüllung verantwortlich. Freie Entwickler ohne Zugriff auf Auftragsdaten sind keine weiteren Auftragsverarbeiter; vor einem personenbezogenen Zugriff gilt dieser Abschnitt.

7. Nachweise und Kontrollen

Der Auftragnehmer stellt die zum Nachweis der Einhaltung dieser Vereinbarung erforderlichen Informationen bereit und ermöglicht Überprüfungen einschließlich Inspektionen durch den Auftraggeber oder einen von ihm beauftragten Prüfer. Nachweise können zunächst durch Dokumentation und Prüfberichte erbracht werden. Kontrollen werden abgestimmt und berücksichtigen Vertraulichkeit, laufenden Betrieb und den Schutz anderer Kunden; anlassbezogene dringende Prüfungen werden dadurch nicht verhindert.

8. Rückgabe, Löschung und Vertragsende

Der Auftraggeber kann seine Fälle jederzeit über die Exportfunktion der Anwendung zurückerhalten und einzelne Fälle oder das gesamte Konto löschen. Mit Vertragsende werden Konto und Fälle nach Anlage C gelöscht; vorhandene Kopien werden gelöscht, soweit keine gesetzliche Speicherpflicht entgegensteht. Supportkopien und temporäre Arbeitsdateien werden einbezogen.

Sicherungskopien werden verschlüsselt aufbewahrt, für andere Zwecke nicht verwendet und nach der in Anlage C beschriebenen Rotation entfernt. Bei einer Wiederherstellung werden zwischenzeitlich erteilte Löschungen vor erneuter produktiver Nutzung nachgeführt. Auf Anforderung bestätigt der Auftragnehmer die Durchführung der Löschung.

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Anlage A – Technische und organisatorische Maßnahmen

Anlage B – Weitere Auftragsverarbeiter

Keine weiteren Auftragsverarbeiter. Zahlungsdienstleister, Werbeplattformen und KI-Dienste sind nicht angebunden; vor einem Einsatz gilt Abschnitt 6.

Anlage C – Rückgabe und Löschung

Stand: 15.09.2026, Fassung V-1.0.